【市民法務:内容証明書の書き方】~行政書士試験合格者が解説~

市民法務関係

今回の記事も行政書士の市民法務業務について書いていきたいと思います。行政書士の業務には、権利義務に関する書類の作成とその代理・相談というものがあります。その権利義務に関する書類の中で、契約書の作成と内容証明書についての記事を書いていきます。行政書士を目指し受験されている方はもちろんのこと、行政書士の実務を学びたいと思っているyき内容証明書について記事を書いていきたいと思います。内容証明書とは郵便で、相手に自分の意志を伝えることです。実際に誰でも出来る内容証明書の書き方についての記事を書きます。この記事を読むことで、内容証明書をどのように書くのか分かります。

内容証明書の書き方

まず「内容証明郵便にどのような用紙を利用するのか」といった疑問を持つかもしれませんが、内容証明郵便はどのような用紙を利用してもかまいません。
通常のコピー用紙にプリントアウトしたものでも問題ありません。ただし、「1行の文字数、1列の文字数に制限があること」には注意してください。縦書き、横書きいずれでも、「1行20字以内、1枚26行以内であること」が必要です。なお、内容証明郵便には、資料等を同封することはできません。そのため、資料を送りたい場合は別途普通郵便等で送ることが必要です。

内容証明郵便の記載項目

  • 文書の表題
  • 通知内容
  • 日付
  • 相手方の住所、氏名(相手方が法人の場合は住所、社名、代表取締役名)
  • 差出人の住所、氏名

内容証明郵便を書いた後は、内容証明郵便を発送する手続きが必要です。「内容証明郵便の出し方の手順」は以下の通りです。

  • Step1:内容証明郵便を3部準備する。(※訂正は2重線で訂正し、欄外に何文字削除、何文字追加を記載し差出人の押印する。)
  • Step2:内容証明郵便3部の署名し、横に押印する。
  • Step3:内容証明郵便が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、割印を捺印する。
  • Step4:封筒に相手の住所、氏名と自分の住所、氏名を書く。
  • Step5:郵便局に持参して、発送する。
  • Step6:控えを保管する。

内容証明を送る場合、通常の郵便料金と一般書留の加算料金に加え、内容証明の加算料金がかかり、配達証明を付ける場合には配達証明の加算料金がかかります 。加算料金は下記の通りです。

一般書留の加算料金 480円(損害要償額が10万円までのもの)
内容証明の加算料金 1枚:480円、2枚目以降290円増
配達証明の加算料金 350円(差出時)
令和6年5月時点

たとえば、25gまでの定形郵便で送った場合、費用は下記の通りとなります。

郵便料金:84円+一般書留の加算料金:480円+内容証明の加算料金:480円+配達証明の加算料金:350円
=合計1,394円

また、速達で送った場合は円(250gまで)が追加でかかります。

内容証明書を出した後は…

内容証明を出した後はどのような流れは相手の出方によって様々ですが、イメージとして次のことが言えます。内容証明を送る際は訴訟を起こす前であることが多いため、訴訟を前提にしつつ内容証明を出した後の流れについて解説します。

①交渉

内容証明を送付後の相手のリアクションは

「返答」
「無視」

の2つです。相手から連絡してくれば、そのまま解決に向けて交渉していくことになります。交渉は、事実の確認からはじまり、こちらの要求と相手の回答をすり合わせていきます。例えば、会社に未払い給料の支払いを請求し、会社側が「その8割の金額なら支払う」と提示してきたとします。この金額で納得すれば交渉が成立します。交渉が成立すれば、どのような内容で決着したのかをまとめた合意書を作成します。ただし、金銭の支払いが絡む場合は、公正証書を作成した方がいいかもしれません。

交渉が決裂したりそもそも内容証明を無視された場合は、次なる手段に移行します。

②訴訟

内容証明で通知した内容にもよりますが、内容証明がうまくいかなかった場合は訴訟に向けて動くことになります。訴訟を行うときは、60万円以下のお金を請求する少額訴訟と、それ以上のお金などを請求する民事訴訟の2つの手段のどちらかを選択します。

まとめ

今回は内容証明書の具体的な書き方についてご紹介しました。要領さえわかれば誰でも出すことが出来る郵便サービスです。一度試してみるのもいいかもしれませんね。

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