人員欠如減算の恐ろしさと「常勤換算」のよくある落とし穴

こんにちは。「くまくま相談事務所」です。 障害福祉事業所の経営者・管理者様、日々のシフト調整やスタッフの急な欠勤対応、本当にお疲れ様です。

障害福祉事業所の経営者、管理者さんから「スタッフが急に辞めてしまったのですが、今月の請求はどうなりますか？」 「パートさんの残業時間も、常勤換算に入れて計算していいですよね？」といった労務管理に関する悲鳴に近いご相談がよく届きます

実は、この「常勤換算」のルールを少しでも勘違いしたまま国保連へ請求を続けてしまうと、後日の運営指導で「人員欠如減算」が適用され、過去に遡って数百万、場合によっては数千万円の「返還（返戻）」を命じられる恐ろしい事態に発展します。

今回は、事業所の経営を一瞬で傾かせる「人員欠如減算」の恐怖と、最も間違いやすい「常勤換算」の落とし穴について、分かりやすく解説します。

✅ この記事を読んでわかること

• 【恐怖】人員欠如減算が適用された場合のダメージ（減算率）
• 【落とし穴】有給休暇、残業時間、兼務スタッフの常勤換算の正しい計算方法
• 【対策】無料の「雇用契約書ひな形」が実地指導で命取りになる理由

1.「人員欠如減算」の恐ろしさとは？

指定基準で定められた人員配置（生活支援員、職業指導員、世話人など）を満たせなくなった場合、事業所は自ら「人員欠如減算」を適用して、少ない単位数で請求しなければなりません。

この減算率は非常にペナルティが重く設定されています。

• 人員基準を満たさなくなった翌月から減算開始 基本報酬の「30％減算（所定単位数の70％で算定）」となります。
• さらに放置すると… 人員欠如が「3ヶ月以上」連続した場合、なんと基本報酬の「50％減算（所定単位数の50％で算定）」へと跳ね上がります。

売上が3割、5割と削られれば、残ったスタッフの給与すら払えなくなります。しかし、一番恐ろしいのは「欠如していることに気づかず、あるいは隠して、満額で請求し続けていた」ケースです。運営指導でこれが発覚すると「不正請求」とみなされ返還を求められるほか、最悪の場合は営業停止処分となります。

2. 運営指導で突っ込まれる「常勤換算」の落とし穴

人員を満たしているかどうかの計算で使うのが「常勤換算」ですが、ここに行政の厳格なルールの落とし穴が潜んでいます。

① 「有給休暇」や「出張」は勤務時間に入る？

【結論】入ります。 スタッフが年次有給休暇を取得した日や、研修等で出張した時間は、暦月で1ヶ月を超えない範囲であれば「勤務したもの」として常勤換算に含めることができます。 

 ただし、産前産後休業や育児休業、1ヶ月を超える長期の病気欠勤などは、常勤換算に含めることはできません。「休んでいる間も在籍しているから1.0で計算していた」という事業所は即アウトになります。

② 残業を頑張ってくれたパートさんの時間はどう計算する？

【結論】残業時間は換算に含めません。

 常勤換算の計算式は「各スタッフの勤務延べ時間数 ÷ 事業所の常勤の所定労働時間（週40時間など）」です。 

 常勤換算の上限は、スタッフ1人につき「1.0」までです。例えば、パートスタッフが人員不足をカバーするために週50時間（残業10時間）働いてくれたとしても、常勤換算上は「1.0」としてしかカウントされません。誰かの残業で、足りない人員（0.2や0.3）を補うことは絶対に不可能です。

---

3. ネットの「無料ひな形（雇用契約書）」が命取りになる理由

「うちは週40時間で計算しているから大丈夫」と思っている経営者様、スタッフの「雇用契約書（労働条件通知書）」は正しく作成されていますか？

常勤換算の分母となる「常勤の従業者が勤務すべき時間（所定労働時間）」は、事業所の就業規則や雇用契約書によって明確に定められている必要があります。開業時にコストを浮かせようと、ネットに落ちている「一般企業向けの無料テンプレート」をそのまま使っていると、この所定労働時間や休憩時間、休日の設定が実態（シフト）と矛盾していることが多々あります。

行政の担当者は、実地指導の際に必ず「勤務実績表」と「雇用契約書」を突き合わせてチェックします。ここで矛盾が見つかると、常勤換算の根拠が崩れ、結果として人員欠如減算の過去への遡及返還という大惨事を招くのです。

よくある質問（Q&A）

「常勤」のスタッフとは、正社員のことですよね？

障害福祉の制度上における「常勤」とは、正社員やパート・アルバイトといった「雇用形態（名称）」のことではありません。「事業所で定められた常勤の勤務時間（例：週40時間）をフルで満たして働いているか」という実態で判断されます。時給制のパート契約であっても、週40時間契約であれば人員基準上は「常勤」として扱われます。

月の途中で入社（退社）したスタッフの常勤換算はどう計算しますか？

月常勤職員の月途中での入職又は退職については、在職期間中は「常勤」として勤務したものとして取り扱ってよいが、当該月の常勤換算を行う上では、当該職員が当該月に勤務した時間数に応じて、非常勤職員と同様の常勤換算方法をとることとなる。

まとめ：法令遵守（コンプライアンス）こそが最大の防御

「スタッフが足りないのは役所も分かってくれるだろう」 「バレなければ大丈夫」

福祉の現場でギリギリのシフトを回していると、ついそう思いたくなる気持ちは痛いほど分かります。しかし、行政の監査や指導は、帳簿と数字の「事実」のみに基づき、感情抜きで厳格に行われます。

実地指導の通知が届いてから、慌てて勤務表を書き直したり辻褄を合わせたりするのは絶対に不可能です（文書偽造となります）。人員欠如減算の恐怖から事業所を守る唯一の方法は、日頃から正しい知識で雇用契約を結び、正確な常勤換算を毎月管理することが必要です。