加算算定する上での支援記録とは？現場の頑張りを無駄にしない4つのポイント

こんにちは。「くまくま相談事務所」です。

就労継続支援B型などの現場で、利用者さんにしっかり寄り添い、クタクタになった後に待っている「支援記録」の作成。毎日本当にお疲れ様です。

支援の現場では「せっかくこんなに手厚い支援をしているのに、記録の書き方がもったいないせいで加算が認められない」というケースがあります。

加算算定する上での支援記録とは、単なる業務日誌ではありません。

「私たちが、この方をこんなに大切にサポートしました」と行政に証明するための宝物です。 現場の皆さんの頑張りを無駄にしないための、4つのポイントをお伝えします。

✅ この記事を読んでわかること

• 【NGな書き方】 「特になし」や「適切に対応した」という曖昧な言葉が、実地指導で架空請求を疑われる理由
• 【正しい書き方】 5W1Hを使った客観的な事実の書き方と、絶対にやってはいけない「文房具（消せるペン等）」のルール

「変わりなし」は本当？小さな変化を見つける

忙しいと、つい前日と同じ記録を書いてしまいたくなりますよね。

NGな 記録： 「特になし」「異常なし」の連打、または毎日同じ文章のコピペ。

ここを工夫してみましょう： 運営指導では、毎日「変わりなし」が続くと「本当に個別の支援をしているのかな？」と疑われてしまいます。「今日は挨拶の声が少し小さかった」「休憩中、いつもより笑顔が多かった」など、ほんの小さなことで構いません。その「小さな気づき」を書くことが、個別支援の第一歩として高く評価されます。

「適切に対応した」はNG！客観的な【事実】と【5W1H】

スタッフさんが良かれと思ってしたサポートも、曖昧な表現や感想だけだと、万が一事故が起きた際に事業所を守れません。

NGな記録「今日は機嫌が悪そうだった」「パニックになったが、適切に対応した」

ここを工夫してみましょう： 「機嫌が悪い」はスタッフの主観（感想）であり、「適切に対応した」では行政に内容が全く伝わりません。これを【客観的な事実】と【5W1H】に変換します。 「朝、返答がなく道具を強く置く様子が見られた（＝事実）。休憩時間に、喫煙所で、AさんとBさんが、口論になっていたため、職員が間に入り双方から話を聞いた（＝5W1Hの対応）」 このように書くことで、「根拠を持って対応できる専門性の高い事業所だ」と安心して加算を認めることができます。

その支援は「個別支援計画」と繋がっていますか？

日々の作業サポートに一生懸命になっていると、つい「個別支援計画」のことを忘れてしまいがちです。

NGな記録：計画の目標が「他者とコミュニケーションを取る」なのに、記録は「今日は一人で黙々とシール貼りを頑張っていた。素晴らしい」という内容。

ここを工夫してみましょう： 個別支援計画は、利用者さんを導く「地図」です。日々の記録が地図から外れていると、運営指導では「計画通りの支援がされていない」とみなされてしまいます。「作業中、分からない箇所を自分からスタッフに質問できました」と、計画の目標に少しでも触れてみてください。

内容以前に無効になる！「文房具」の絶対ルール

どんなに素晴らしい支援内容が書かれていても、物理的なルールを守っていないと、記録そのものが「無効」になってしまいます。

やってはいけないこと
・週末のまとめ書き： 記憶が曖昧になり、事実と異なる記録になるリスクがあります。「その日の記録はその日のうちに」が原則です。
・消せるボールペン（フリクション等）の使用： 熱で消えるインクは改ざんが可能とみなされ、公文書としては一発アウトです。必ず油性ボールペンを使用してください。
・修正テープ・修正液の使用： 書き間違えた場合は、二重線を引き、訂正印（または署名）で修正し「元の文字が見えるように」消すのが鉄則です。

よくある質問（Q&A）

アルバイトやパートの職員が記録を書いてもいいのでしょうか？ 

記録は「その日、その利用者さんと一番長く接していた職員」が書くのがベストです。資格の有無に関わらず、現場で一番近くで寄り添ったパート職員さんが書き、最後に社員やサービス管理責任者（サビ管）が内容をチェックして承認する、という流れがいいでしょう。

利用者さんがずっと寝ていて、作業を全くしなかった日はどう書けばいいですか？

「寝ていたという事実」と「スタッフの声かけ」をセットで書いてください。 ただ「一日中寝ていた」とだけ書くと、「放置していた（支援をしていない）」とみなされてしまいます。「1時間おきに体調を確認したが、頭痛を訴えられたため、無理をさせず談話スペースで休養をとっていただいた」など、皆さんがどう気遣い、どう対応したかを残すことが、立派な支援の証明になります。

まとめ：支援記録は、皆さんの「優しさと専門性」の証明書です

支援記録は、決して長文である必要はありません。 「今日の小さな事実」「5W1Hに基づいた対応」「計画との繋がり」「正しい文房具のルール」。この4つが守られていれば、実地指導でも胸を張って見せられる立派な記録になります。