国保連請求の「返戻」はなぜ起きる？給付費が振り込まれない時のチェックリスト

「今月、振り込まれるはずの給付費が入っていない…！」 「国保連から『返戻（へんれい）』の通知が来たけれど、エラーコードの意味がわからない」

障害福祉サービス事業所を運営していて、もっとも冷や汗をかく瞬間の一つが「請求エラー」ではないでしょうか。給付費がストップすることは、そのまま事業所のキャッシュフロー（資金繰り）の悪化を意味します。

「返戻には必ず明確な原因があり、その9割はケアレスミスである」があります。

今回は、「なぜ返戻が起きるのか」と、「給付費が振り込まれない時に即座に確認すべきチェックリスト」を紹介します。

この記事を読んで分かること

• 「返戻（へんれい）」と「保留」の決定的な違いと対処法
• 給付費が振り込まれない「5つの共通原因」（チェックリスト付）
• 元・審査担当が語る「なぜ役所は修正してくれないのか？」の裏事情
• 来月の入金を確実にするための「3つの防止策」

「返戻（へんれい）」とは何か？「保留」との違い

まず、言葉の定義をはっきりさせましょう。給付費が支払われないパターンには、大きく分けて「返戻」と「保留」の2つがあります。

• 返戻（へんれい）： 請求データに誤りがあり、国保連（国民健康保険団体連合会）や自治体から「突き返された」状態。
  ⇒ 【対策】事業所がデータを修正し、再請求しない限り、未来永劫お金は入ってきません。
• 保留（ほりゅう）： 自治体側が「審査中」で止めている状態。
  ⇒ 【対策】自治体の確認が終われば支払われる可能性がありますが、問い合わせが必要です。

多くの事業所が恐れるべきは、圧倒的に「返戻」です。これを放置すると、数ヶ月分の売上が消えることになります。

返戻・査定のチェックリスト6選

返戻になる代表的なエラーをリスト化しました。返戻通知が来たら、まずはここを疑ってください。

1. 受給者証の「有効期間」と「支給量」切れ

これが最も多い原因です。

• 有効期間切れ: 受給者証の更新時期を見逃していませんか？
  • 例：3月31日で切れている受給者証の番号で、4月分の請求をしている。
• 支給量オーバー: 月の日数や支給量を超えてサービス提供していませんか？
  • 例：支給量が「月20日」なのに、「22日」分の請求をしている。
  • ※この場合、エラーではなく「上限までカット」されて支払われることもあります（査定）。

2. 「上限額管理」の結果不一致（要注意！）

放課後等デイサービスや就労継続支援などで、利用者が複数の事業所を利用している場合に多発します。

• エラーの仕組み: 「上限管理事業所」が国保連に送った金額と、あなたの事業所が送った金額が1円でもズレていると、関わった全ての事業所の請求が返戻になります。
• 原因: 他事業所との連絡ミス、入力ミスが大半です。「相手が間違えていたせいで、ウチの入金も止まった」というケースが後を絶ちません。

3. 「サービス提供月」と「請求月」のズレ

初歩的ですが、請求ソフトの設定ミスで意外と起こります。

間違いの例: 5月にサービス提供した分は、本来「6月10日」までに請求します。これをソフト上で「5月請求分」という扱いにしてしまっていませんか？

4. 加算の算定要件（届出）の不一致

処遇改善加算や、人員配置体制加算など、「事前に届け出が必要な加算」を勝手に請求していませんか？

• よくあるケース:
  • 4月から新しい加算を取りたいのに、役所への届出（体制届）が4月15日（期限切れ）になっていた。
  • この場合、4月分は算定できず、5月分からの適用になります。無理に4月分で請求すると、全額返戻になる可能性があります。

5. 計画相談（サービス等利用計画案）の未作成

これは「保留」の原因になりやすい項目です。

相談支援専門員が作成する「サービス等利用計画案」が役所に提出され、支給決定がされていない状態でサービスを提供していませんか？ 特に「セルフプラン」から「計画相談」への切り替えタイミングで連携ミスが起き、請求が通らないケースが多発しています。

6. 入力ミス（単純なタイプミス）

• 受給者番号の桁間違い
• サービスコードの間違い（身体介護なのに家事援助のコードを入れている、等）
• 事業所番号の入力ミス

「返戻」を防ぎ、確実に給付費を受け取るために

返戻を防ぐための対策は、以下の3点に集約されます。

1. 受給者証原本の毎月確認
   コピーではなく、必ず利用者の手元にある原本（または最新のコピー）を確認してください。更新時期は特に注意です。
2. 上限管理事業所との密な連携
   毎月1日〜3日の間に、必ず金額のすり合わせを行ってください。ここをFAX一枚で済ませていると、事故が起きます。
3. 送信は「10日ギリギリ」を避ける
   可能であれば毎月7日〜8日には送信を完了させてください。そうすれば、国保連の「到達確認」や「事前チェック」で簡易的なエラーに気づき、10日の締め切りまでに修正できるチャンスが生まれます。

よくある質問 (FAQ)

返戻になった分を修正して再請求したら、いつ入金されますか？

原則として、翌月ではなく「翌々月」の入金になります。 （例：5月請求分が返戻 → 6月に再請求 → 8月に入金） 本来入るはずだった月から2ヶ月近く遅れることになります。これが資金繰りを圧迫する最大の要因ですので、1件でも返戻を出さないことが重要です。

「上限額管理」の結果が合わず返戻になりました。相手の事業所が修正してくれないのですが…。

非常に多いトラブルです。この場合、あなたの事業所だけでは解決できません。 上限額管理事業所（管理者）が誤ったデータを送っている限り、何度再請求してもエラーになります。相手方が修正に応じない、連絡がつかない場合は、利用者の居住する市町村の障害福祉課（支給決定担当）に相談し、役所から指導を入れてもらうのが最も早い解決策です。

毎月の請求業務だけを、行政書士に依頼することは可能ですか？

はい、可能です。 「事務員が急に辞めて困っている」「開業当初の半年間だけサポートしてほしい」といったご依頼も増えています。まずはご相談ください。

まとめ：請求業務に不安がある経営者様へ

国保連請求は、障害福祉事業における「心臓」です。どんなに素晴らしい支援を利用者に提供していても、ここが止まれば血液（資金）が回らなくなり、事業所は倒産してしまいます。

しかし、多くの経営者様がこう仰います。 「毎月、国保連の送信ボタンを押すときの手が震える」 「返戻の通知書が届くと、意味不明な暗号を解読している気分で絶望する」

そのお気持ちは痛いほど分かります。現場の皆様にとって、複雑怪奇な制度やエラーコードとの戦いは、本来やりたかった「利用者支援」の時間を奪うだけのストレスでしかないからです。

もし、「毎月返戻の通知を見るのが怖い」「事務員が辞めてしまって請求がわからない」という状態であれば、一度専門家の目を入れることをお勧めします。