【令和6年改定対応】実地指導で指摘連発！報酬返還を招くNG事例ワースト5と損失額

事業所の皆様にとって、数年に一度の「運営指導（旧：実地指導）」は、胃が痛くなるイベントではないでしょうか。 行政職員の監査に行く際、実は「見るポイント」は決まっています。

残念ながら、多くの事業所が同じような不備で指摘を受け、最悪の場合、過去に遡って数百万円単位の報酬返還を命じられるケースを見てきました。

特にBCP未策定や虐待防止の減算（1%）は、令和6年（2024年）4月から義務化・厳格化された新しいルールです。

今回は、現場で特によく指摘される5つのNG事例について、行政側の視点と、「実際に違反したらいくら引かれるのか（減算額）」という恐怖の数字を交えて解説します。

この記事でわかること
・運営指導（実地指導）で「必ず見られる」5つの重点チェック項目
・「書類はあるから大丈夫」が通用しない？行政が見ている中身のポイント
・違反するといくら減る？具体的な減算金額（損失シミュレーション）

「報酬返還」を招くNG事例ワースト5

現場で特によく指摘される5つのNG事例について、ご紹介します。

1. BCP（業務継続計画）が策定されていない・研修や訓練の記録がない。

【危険度：★★★☆☆】

• 指摘内容: 自然災害や感染症発生時のBCP（業務継続計画）が作成されていない、または職員に周知されていない。研修や訓練の記録がない。
• 行政の視点（ここを見てます！）: ただ「ファイルにある」だけではNGです。「職員に聞き取りした際、『どこにあるか知りません』と答えられる」「研修をした記録がない」といったケースは即アウトです。また、研修・訓練・必要物品が揃っているかも確認されます。
• 【減算額の目安】業務継続計画未策定減算
  • 減算率：所定単位数の 1%
  • シミュレーション： 月の売上が300万円の事業所の場合、毎月3万円のマイナスです。 「たった1%？」と思うかもしれませんが、年間で36万円の損失。利益率の低い福祉事業において、このボディブローは地味に効きます。

2. 虐待防止の措置（指針・委員会・研修）がされていない

【危険度：★★★★☆】

• 指摘内容: 虐待防止に関する指針（マニュアル）がない、委員会を開催していない、研修を行っていない。
• 行政の視点（ここを見てます！）: 「虐待防止委員会」は、管理者だけでなく虐待防止責任者・その他の職員の参加が必要です。 「忙しいから朝礼で話しました」と言われることがありますが、「議事録」として残っていなければ開催したとは認めません。
• 【減算額の目安】虐待防止措置未実施減算
  • 減算率：所定単位数の 1%
  • シミュレーション： こちらも月売上300万円なら毎月3万円の減収。BCPと合わせると月6万円、年間72万円の損失となります。委員会をサボる代償としては高すぎます。

3. 個別支援計画の更新が行われていない

【危険度：★★★★★】（最悪のケース）

• 指摘内容: 6ヶ月ごとの見直し更新が行われていない。
• 行政の視点（ここを見てます！）: 最も返還金が発生しやすいポイントです。 「忙しくて数ヶ月遅れてしまった」は一切通用しません。 監査では、前回の計画の「有効期間（終了日）」と、今回の計画の「作成日（同意日）」が途切れずに連続しているかを最重要視します。 例えば、前の計画が3月31日で切れて以降作成されていない、個別支援計画が年に1回の作成になっているなどがある場合、未作成とみなされます。
• 【減算額の目安】個別支援計画未作成減算
  • 減算率：基本報酬の 30% 〜 50%
    • 未作成月から2ヶ月目まで：30%減算
    • 3ヶ月目以降：50%減算
  • シミュレーション： 定員20名全員分の計画更新を忘れていた場合（基本報酬200万円と仮定）。 最初の2ヶ月で120万円、それ以降は毎月100万円が消えます。 半年放置すれば、合計で約500万円以上の返還となり、倒産直結レベルのダメージです。

4. 加算を証明する「根拠資料」がない

【危険度：★★★★★】（不正受給疑い）

• 指摘内容: 人員配置加算や送迎加算などを請求しているのに、それを証明する記録がない。
• 行政の視点（ここを見てます！）: 例えば「送迎加算」を取っているのに、運行記録に「誰を・何時に・どこへ」送ったかの記載がない。これでは架空請求を疑わざるを得ません。
• 【減算額の目安】加算の全額返還
  • 返還額：受給した加算の100%返還
  • シミュレーション： 月10万円の加算を2年間（24ヶ月）不適切に受け取っていた場合。 240万円 の一括支払いを求められます。

5. 運営規程と契約書（重要事項説明書）の内容が食い違っている

【危険度：★★★★☆】（改善命令・不当利得の返還）

• 指摘内容: 都道府県に届け出ている「運営規程」と、利用者に説明してサインをもらっている「重要事項説明書・契約書」の記載内容（定員、営業日、営業時間、実費負担額など）が一致していない。
• 行政の視点（ここを見てます！）: よくあるのが、「営業時間を延長した」「定員を少し増やした」「食事代の値上げをした」際、利用者の契約書だけ巻き直して、役所への変更届（運営規程の変更）を忘れているパターンです。 行政にとって運営規程は「その事業所の憲法」です。これと異なるサービス提供や費用徴収は、運営基準違反として厳しく指摘します。
• 【損失額の目安】不適切徴収の「全額返還」
  • ペナルティ： 単純な記載ミスであれば改善是正で済みますが、お金に関わる部分（実費負担やキャンセル料など）で運営規程に記載のない金額を徴収していた場合、「不当利得」とみなされます。
  • シミュレーション： 例えば、運営規程には「食事代300円」とあるのに、契約書で「400円」として徴収していた場合。 差額100円 × 利用者20名 × 20日 × 2年（24ヶ月） ＝ 96万円 これを利用者様全員に個別に返還し、領収書を行政に提出するよう命じられます。金銭的ダメージに加え、利用者や家族からの信用失墜は計り知れません。

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よくある質問

運営指導について特に質問が多い内容をQ&A形式でまとめました。

運営指導（実地指導）の通知はいつ頃来ますか？

原則として、実施の約1ヶ月〜2週間前に通知が届きます。ただし、緊急性が高いと判断された場合は「事前通告なし」で監査が入ることもあります（監査指導）。 「通知が来てから準備すればいい」という考えは捨て、いつ来ても見せられる状態にしておくのがベストです。

BCP（業務継続計画）はネットの雛形をそのまま置いているだけでも大丈夫ですか？

指摘対象になります。 行政が見ているのは「実効性」です。雛形の「〇〇事業所」という部分が空欄だったり、自社の設備と全く違う内容が書かれていたりすると、「策定していない」とみなされます。必ず自社の実情に合わせて修正し、職員への周知（研修・訓練）を行ってください。

指摘を受けたら、すぐに営業停止になってしまうのですか？

いきなり営業停止になることは稀です。 多くの場合は「文書指摘」や「改善命令」が出され、指定された期限までに改善報告書を提出することになります。

「食事提供体制加算」などを取っていますが、運営規程への記載を忘れていました。

速やかに変更届を提出してください。 実費負担額や加算に関わるサービス内容は、運営規程（および重要事項説明書）への記載が必須です。 記載がないまま徴収していた費用は、最悪の場合、過去に遡って利用者様へ全額返還を指導される可能性があります。

個別支援計画の更新を忘れていました。日付を遡って作成してもバレませんか？

会議議事録との整合性、利用者の通所実績などを複合的に見て判断します。遡って作成したことが発覚した場合、「虚偽作成」として指定取消（事業停止）などの最も重い処分対象になります。ミスに気づいた時点で、正直に「現在の日付」で作成し直すことが、傷を最小限に抑える唯一の方法です。

参考リンク
厚生労働省：障害福祉サービス等における運営指導（実地指導）マニュアル
※お近くの自治体の運営指導ガイドラインも必ずご確認ください。

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まとめ：監査は「怖い」ものではなく「質を上げる」機会

運営指導で指摘される5大ポイントと、その代償は以下の通りです。

1. BCP未策定（売上の1%没収）
2. 虐待防止未実施（売上の1%没収）
3. 個別支援計画不備（対象者の報酬30〜50%没収）
4. 加算の証拠なし（全額返還＋40%ペナルティ）
5. 規程と契約の不一致（不当徴収分の利用者返還＋信用失墜）

これらは、「書類作成のための書類」ではなく、利用者様を守り、事業所を存続させるための命綱です。 特に個別支援計画の更新漏れや、規程と実態のズレは、積み重なると経営を揺るがす大きな損失になります。

行政書士として開業した際は、こうした「実地指導を見据えた書類整備（模擬実地指導）」や「返還リスク診断」のサービスも提供し、皆様が安心して支援に集中できる環境作りをお手伝いしたいと考えています。

今一度、棚の奥のファイルを確認してみてください。「役所への届出」と「利用者への説明」、ズレていませんか？今一度、棚の奥のファイルとタイムカードを確認してみてください。「うっかり」では済まされない爆弾が眠っていませんか？