【障害者グループホーム】夜間支援体制加算が返還に！？実地指導で狙われる「NGな記録」と正しい書き方

こんにちは。 大阪で、障害福祉サービス専門の行政書士事務所開業に向けて準備中の「くまくま相談事務所」です。

グループホームの夜勤は、利用者様の急な体調不良や不眠への対応など、本当に大変な業務です。夜勤スタッフの皆様には頭が下がる思いです。

しかし、実地指導（運営指導）にやってくる行政の監査官は、夜中の現場を見ていません。彼らが事実を確認できる唯一の手段が「記録（業務日誌や支援記録）」なのです。

行政のルールでは「記録がないものは、支援を行っていないのと同じ」とみなされます。 どんなに手厚いサポートをしていても、記録がスカスカであれば、「要件を満たしていない」として夜間支援等体制加算の過去に遡っての返還（多額のペナルティ）を求められてしまいます。

✅ この記事を読んでわかること

• 【監査の目線】なぜ夜間支援の記録がそれほど厳しく見られるのか
• 【NG例】絶対に書いてはいけない、返還リスク大の「危険な記録」
• 【OK例】スタッフの負担を増やさずに、監査官を納得させる書き方

実地指導で狙われる！NGな記録の「3つの特徴」

運営指導担当が業務日誌を見た瞬間、「この事業所は怪しい（適正に夜間支援を行っていないのでは？）」と疑うポイントがあります。

❌ NGその1：魔法の言葉「異常なし」の連続

悪い例： 「22:00〜6:00 特に異常なし。全員就寝。」

最も多く、そして最も危険な書き方です。監査官はこう思います。 「8時間もの間、本当に一度も部屋を見回らなかったの？」「スタッフはずっと寝ていた（またはスマホを見ていた）のではないか？」 夜間支援（特に「夜勤」での加算）は、起きている状態で定期的な巡視や支援を行うことが前提です。「異常なし」の一言では、仕事をした証明になりません。

❌ NGその2：時間が全く書かれていない

悪い例： 「夜間巡視を実施。Aさんが起きてきたので話を聞いた。トイレ誘導を行った。」

「何時に」巡視をしたのか、「何時に」Aさんが起きてきたのかが分かりません。時間が記載されていないと、スタッフが本当に勤務時間中ずっと適切に配置されていたかどうかの確認が取れず、指導の対象になります。

❌ NGその3：シフト表（勤務表）と記録の矛盾

悪い例： シフト表では「2:00〜4:00が休憩（仮眠）時間」となっているのに、業務日誌には「3:00 巡視」と書かれている。

これは致命的です。監査官は**「シフト表」と「日々の支援記録」を横に並べて照らし合わせます。** 休憩時間のはずなのに支援を行っている記録があると、「この記録は監査用に適当に書いたウソの記録（虚偽報告）ではないか？」と疑われ、一気に監査の目が厳しくなります。

運営指導担当が納得する「正しい記録の書き方」

では、どのように書けば実地指導を安全にクリアできるのでしょうか。 ポイントは「時間」「行動」「利用者の様子」の3つをセットで書くことです。

長文の作文をする必要はありません。箇条書きで十分ですので、夜勤スタッフが「いつ、何をしたか」が映像として浮かぶように記載します。

⭕ OKな記録の具体例

【夜間業務日誌・支援記録の記入例】

• 22:00　夜間巡視。全居室の消灯・入眠を確認。
• 00:00　夜間巡視。A様、トイレへ起床されたため誘導・見守り。他3名は入眠中。
• 02:00　夜間巡視。B様、寝付けない様子でリビングに出てこられたため、温かいお茶を提供し15分ほど傾聴。その後、居室へ戻り就寝される。
• 03:00〜05:00　（スタッフ休憩・仮眠）※急変時はコール対応
• 05:30　夜間巡視。全員の入眠と呼吸状態を確認。異常なし。
• 06:00　C様起床。朝食の準備開始。

実務のコツ： 毎回「全員寝ていた」場合でも、単に「異常なし」と書くのではなく、「〇時〇分 夜間巡視。全居室を回り、全員の入眠と呼吸状態を確認。異常なし。」と、「行動（巡視した）」＋「結果（異常なかった）」に分けて書くことをルール化しましょう。これだけで、立派な支援の証明になります。

よくある質問（Q&A）

夜間巡視（見回り）は、具体的に何時間に1回行えばいいですか？ 

全国一律で「〇時間に1回」という法的な決まりはありません。 大切なのは、利用者様それぞれの状況（体調不良者がいるか、不眠がちな方がいるか等）に合わせた「個別の支援計画」に基づき実施することです。そして、その巡視した結果（異常の有無や様子）を、都度必ず記録に残すことが実地指導をクリアする鉄則です。

利用者さんが部屋に内鍵をかけて寝てしまい、中の様子が確認できない場合はどう記録すればいいですか？ 

安全確認のために「実際にスタッフがどう動いたか」を記録してください。事前にご本人と「夜間の安全確認のために〇時に声かけをする」等のルールを決めておくのが基本です。その上で、「〇時、ドア越しに声かけし『大丈夫』と返答あり」「ドアに耳を当てて寝息を確認した」など、具体的な行動を記録に残せば支援の証明になります。

紙の業務日誌ではなく、スマホやタブレットの介護ソフトで入力しても運営指導は通りますか？ 

はい、全く問題ありません。むしろ行政もペーパーレス化（ICT化）を推奨しています。 ただし、「誰が（どの夜勤スタッフが）」「いつ」入力したかがシステム上で客観的に証明できることが条件です。実地指導の際は、監査官にタブレットの画面を見せるか、指定された期間の記録を速やかに紙に印刷して提示できるように準備しておきましょう。

まとめ：記録のルール化が「事業所とスタッフ」を守る

夜勤明けの疲れた頭で、詳細な記録を書くのはスタッフにとって負担です。 だからこそ、事業所（管理者）として「何時に巡視をするか」「記録には最低限何を記入するか」のフォーマット（定型文）をあらかじめ作っておくことが重要です。

正しい記録を残すことは、行政のペナルティから事業所の売上（加算）を守るだけでなく、「私たちのスタッフは夜中もこんなにしっかりと利用者様を守っています」というスタッフの努力を証明する盾にもなります。