【定款とは：記載事項・手続き方法を徹底解説】～行政書士試験合格者が解説～

今回の記事も会社設立業務について記事を書いていきます。今回の記事を読んでいただくことで、行政書士を目指し受験されている方はもちろんのこと、行政書士の実務を学びたいと思っている方、開業準備をしている方、会社設立業務に興味がある方の知識が増えてもらえればと思います。今回は会社設立時に必要となる定款について説明していきたいと思います。この記事を読むことで定款のルールを知ることが出来ます。

定款とは

定款とは、会社を経営していくためのルールをまとめたもので、会社設立において重要な書類です。会社の憲法のようなものであり、会社を設立する際には定款を作ることが義務付けられています。
また、定款に記載する内容は法律であらかじめ決められており、商号（社名）や事業目的、本店所在地などの基本情報をはじめ、発行される株式総数、決算月といった事項を記載します。なお、定款には決まった書式フォーマットはありませんが、紙か電子（PDF）かどちらかで作成する必要があります。

絶対的記載事項

絶対的記載事項とは、「定款へ絶対に記載しなければならない事項」です。絶対的記載事項を欠いた定款は無効とされているため、注意が必要です。

株式会社の定款の絶対的記載事項は次の5つです。

• 目的：会社の事業目的です。会社は、定款に記載した目的以外を事業とすることはできません。ただし、定款を修正することで会社設立後でも事業目的を追加・変更できます。
• 商号：会社の「名前」です。設立する会社の種類に応じ、株式会社なら「株式会社」を商号中に含めなければなりません。なお、既に存在する会社と同じ商号をつけることも可能ですが、商号だけでなく本店所在地までも同じになる場合は認められません。
• 本店の所在地：会社の本店（本社）の所在地を記載します。具体的な地番まで記載する必要はなく、最小行政区画までの記載で問題ありません。
• 設立に際して出資される財産の価格又はその最低額：発起人が出資する財産の価格または最低額を記載します。なお、設立時に発行する株式の数は絶対的記載事項ではありません。
• 発起人の氏名または名称及び住所：「発起人の氏名又は名称及び住所」も絶対的記載事項です。個人に限らず、法人も発起人になることができます。

相対的記載事項

定款の相対的記載事項とは、定款に記載することで初めて効力が発生する事項を指します。絶対的記載事項とは異なり、相対的記載事項の記載がない定款でも有効です。また、相対的記載事項については、設立後に定款変更をして定めることもできます。

主な相対的記載事項は以下の通りです。

• 変態設立事項：変態設立事項には、例えば、現物出資に関する定めや、発起人の報酬に関する定めなどがあります。
• 株主総会などの招集通知期間短縮：株式会社は、原則として株主総会の開催日の2週間前までに株主に対して招集通知を発しなければなりません。ただし、会社が非公開会社であり、かつ、書面や電磁的方法による議決権行使の定めがない場合は、定款の定めにより招集通知期間を短縮することができます。
• 株券発行：定款に定めることによって、株券の発行が可能になります。

任意的記載事項

任意的記載事項とは、会社法に反しない範囲という条件付きで、定款に記載しておける事項のことです。相対的記載事項とは異なり、定款へ記載しなければ効力が発生しないというわけではありません。任意的記載事項は、明確にしておくことで会社運営がスムーズにいく事項や、運営上拘束力を持たせたい事項がある場合に記載します。

以下に任意的記載事項の例をあげます。

• 定時株主総会の招集時期：例えば、定款に「毎年6月に定時株主総会を開く」と定めておくことができます。
• 事業年度：会社の事業年度は任意的記載事項ですが、一般的にはほとんどの会社が定款に事業年度を記載します。基本的には「当会社の事業年度は毎年4月1日〜翌年3月31日の年1期とする」といったように、1年以内の期間を一事業年度として設定します。
• 公告の方法：定款に公告方法を定めなかった場合、公告方法は自動的に官報になります。

定款の作成方法は、紙と電子の2つがある

定款の作成方法には、紙と電子定款の2種類があります。紙の場合は一般的にパソコンで作成して印刷・製本し、4万円の収入印紙を貼ります。一方、電子定款はPDFにて作成し、電子署名を付与した定款のことです。ただし、電子定款を作成するには、電子署名のためのソフトや機器などが必要になります。

定款の認証の必要な書類

株式会社を設立する場合、発起人が作成した定款について公証人による認証を受ける必要があります。公証人による定款認証なくしては、株式会社の設立登記手続きを進められません。ここでは、定款の認証手続きで必要な書類や費用について具体的に解説していきます。

認証に必要な書類

定款の認証手続きには、原則として次の書類が必要です。

• 定款原本：合計で原本を3通作成し、公証人へ提出します。認証後、公証人は3通の内1通を公証役場で保管し、残りの2通を依頼者へ返却します。返却された2通の内1通は登記手続きに利用し、もう1通は会社で保管するのが通常です。
• 発起人の印鑑証明書：発起人の本人確認のため、印鑑証明書を提出します。定款に記載した発起人全員の印鑑証明書が必要です。法人が発起人である場合は、法人の代表者の印鑑証明書を用意します。
• 代表者事項証明書、現在事項全部証明書、履歴事項全部証明書、法人登記簿謄本の内のいずれか一つ：発起人が法人の場合にのみ、必要になります。
• 実質的支配者となるべき者の申告書：設立する会社の実質的支配者が暴力団員である場合、公証人は定款を認証できません。そのため、実質的支配者が暴力団員でない旨の申告書を提出する必要があります。株式会社の実質的支配者の定義については、「犯罪による収益の移転防止に関する法律施行規則」に記載があります。

定款にかかる費用

認証にかかる費用

株式会社の定款について公証人による認証を受ける費用は、設立する株式会社の資本金の額によって異なります。紙の定款認証と同様、電子定款の認証にも資本金額に応じて以下の手数料がかかります。

• 100万円未満：3万円
• 100万円以上・300万円未満：4万円
• その他：5万円

電磁的記録の保存手数料

電子定款では、紙の定款認証にかかる収入印紙代はかかりません。その代わりに、CD-R・DVD-R・USBメモリといった媒体に対する「電磁的記録の保存手数料」が発生します。電磁的記録の保存手数料は、一回につき300円です。

謄本の請求手数料

紙の定款は謄本が必要で、1枚につき250円の手数料がかかります。この1枚とは「1通」ではなく「1ページ」を指しており、認証書の1ページも含まれます。よって、手数料は250円 ×（定款のページ数 + 認定書）となります。定款のページ数により料金は変動しますが、2,000円前後が一般的です。

収入印紙代

紙の定款は印紙税法の規定により課税文書となり、収入印紙代（印紙税）として4万円が必要です。
定款の認証手続きのプロセスにおいて、印刷・製本された定款に4万円の収入印紙を貼付します。

認証手続き

定款を作成後、公証役場で認証を受けるという手続きが必要です。定款の認証とは、正当な手続きによって定款が作成されたことを、公の機関である公証役場（公証人）に証明してもらうための手続きのことです。
認証された定款は、登記申請の際、必要な書類と共に法務局に提出します。

電子定款とは

会社を設立する際には、必ず「定款」を作成しなければならないという規則があります。以前は書面による定款のみ認められていましたが、平成19年からはPDF化された電子定款が認められるようになりました。電子定款は、紙の定款作成時に必要な印紙がかからないため経費節約になるという大きなメリットがあります。

電子定款を作る時に必要なもの

電子定款を作る際には何が必要なのかについて、確認していきましょう。

• 電子証明書（マイナンバーカード）を取得していること
• PDF作成ソフトがあること
• 法務省オンラインシステムを利用できること
• 電子証明書（マイナンバーカード）を読み込むためのICカードリーダライタがあることなどが必要です。有料のものもあれば無料で準備できるものもあります

電子定款作成の流れ

電子定款の作成の流れを確認していきましょう。

1.定款を作成

この作業は電子定款も書面での定款もほぼ同じような工程で内容を簡単に作成します。

2.電子定款に変換（PDFファイルに変換）

電子定款に変換する前に、気をつけたいのは、作成した内容が法律的に問題ないかどうかについてです。 定款の内容は、事前に公証役場や法務局で確認してもらう必要があり、ここで間違っていると修正しなければならないため、非常に面倒です。提出後に書き直しということにならないように、必ず定款内容をチェックしておきましょう。
定款の内容に問題ないことが確認できたら、wordやgoogleドキュメントなどで作成されたデータをPDFデータに変換します。電子定款にするためには、清書した定款を電子署名することが可能なPDF作成ソフトを使ってPDFに変換しなくてはなりません。
adobe社が開発した『adobe acrobat』なら、電子定款も作成することが可能ですが、無料で使うことは出来ないため注意が必要です。

3.個人番号カードの取得

電子署名を付けるために必要なのが電子証明書の認証であるため、電子証明書付きのマイナンバーカードが必要不可欠です。 以前までは『住民基本台帳カードが』電子証明書の申請に必要でした。しかし『住民基本台帳カード』はマイナンバー制度の開始に伴い、新規の発行が終了しています。新規に発行する場合はマイナンバーカードの発行が必要となりますので、必ず事前に用意しておくようにしましょう。

4.ICカードリーダライタで電子証明書を読み込む

電子証明書は取得後に、マイナンバーカードのチップに保管されています。 電子証明書を利用するためには、カードのチップを読み込む必要があります。読み込みに必要なのがICカードリーダライタという機器で、マイナンバーカードの読み取りが可能なものと不可能なものが存在します。公的個人認証サービスのポータルサイトに記載があるためチェックしておきましょう。

5.電子署名プラグインソフトで定款（PDF）に署名

書き出した内容を、PDFデータに付け加えるために必要なソフトが法務省のページから無料でダウンロードできます。このソフトを使って電子定款のPDFデータに付け加え、ようやく電子定款が完了します。電子定款の作成には、使わない可能性の高いソフトや機器を購入する費用が発生するため、注意が必要です。

6.電子定款の認証手続き

最後に電子定款の認証手続きを行って全ての作業が完了します。作成した電子定款が正しいということを公的機関で証明する必要があるため、法務省オンライン申請システムで承認作業を行います。
サイトを利用するためには、まずは利用者情報の登録が必要であるため、サイトへの登録をあらかじめ済ませておくといいでしょう。申請後にはサイトから申請用のソフトをダウンロードしておきます。ソフトによって電子定款を送信することもできます。

7.公証役場に行き定款を受け取り設立登記

電子定款の提出が完了したら、直接公証役場まで行って定款のデータを受け取りに行かなければなりません。 この時に公証役場に行く際には電話で予約が必要になってしまう点にも注意しておきましょう。なお、定款を受け取る際には以下の6つの持ち物が必要となるため、あらかじめ準備しておきましょう。

• USBメモリ
• 定款をプリントアウトしたもの
• 発起人の印鑑証明書
• 電子署名した発起人以外の委任状
• 認証手数料など（約5万円）
• 印鑑

定款作成後の変更

定款の事業目的は、作成時におおよそ予定のある事業について記載する必要があります。しかし状況によっては、事業内容を変更する必要が生じるかもしれません。そのような場合に定款の変更が必要となります。

変更には株主総会の決議

定款に記載済みの事業目的の変更は可能ですが、株主総会の決議がなされたうえで初めて手続きができます。一般的な株式会社では、定款の変更には株主総会による決議が必要であり、会社で勝手に変更を加えることは許されていません。そのため、以下のプロセスに沿って行う必要があります。

事業目的の変更手順

1. 株主総会を開催（議決権を持つ過半数の出席が必要）
2. 特別決議により2/3以上の賛成を得る、議事録を作成する
3. 付随する手続きを行う

株主総会での議決を得てから、手続きとなります。なお、手続きについて目的変更登記が必要です。

目的変更登記

定款の変更にあたっては、目的変更登記の手続きが必要です。期限が定められているので迅速に行動しましょう。具体的には定款を変更した日から2週間以内に変更登記申請をする必要があり、これを過ぎると罰則として過料が課されてしまいます。なお、目的変更登記の際に新しい事業目的を記載する場合は、変更しないものもあわせて載せます。目的変更登記で記入した内容はそのまま上書きされる仕様です。変更したものだけを載せると、それが唯一の事業目的になってしまいますので注意してください

まとめ

今回は定款についての概要を説明しました。定款の作成すべき内容を確認し手続きをしましょう。