【実地指導】「特になし」は返還対象？サービス提供記録のNG例と正しい書き方 

こんにちは。 大阪で、障害福祉サービス専門の行政書士事務所開業に向けて準備中の「くまくま相談事務所」です。

毎日の業務に追われていると、サービス提供記録（日報）をつい後回しにしてしまったり、適当に書いてしまったりすることはありませんか？
厳しいことを言いますが、役所の実地指導において「サービス提供記録」は「領収書」と同じです。 税金から給付費（報酬）を受け取っている以上、「今日、私はこの利用者に対して、確かに支援を行いました」という証拠が必要です。
その証拠となる記録が適当だと、最悪の場合、「支援をしていないのに報酬を請求した」とみなされ、数年分の報酬返還（数百万〜数千万円）を命じられることもあります。
今回は、実地指導で「突っ込まれる」NGな書き方と、正しい記録のポイントを解説します。

✅ この記事を読んでわかること

• 【リスク】 「特になし」「コピペ」が架空請求とみなされる理由
• 【書き方】 「様子」ではなく「事実」を書くための5W1H
• 【注意点】 フリクション（消せるペン）使用が絶対NGな理由

まず確認：「実績記録票」との違い

よく混同されますが、以下の2つは全く別物です。

サービス提供実績記録票

目的： 請求用。「何時〜何時まで来たか」を確認し、利用者がハンコを押すもの。
内容： 時間と印鑑のみ。

サービス提供記録（ケース記録・日報）

目的： 支援の証拠。「どんな支援をしたか」を職員が記録するもの。
内容： 今日の様子、作業内容、トラブル、面談内容など。
今回解説するのは、**2番の「職員が書く日報」**の方です。ここに不備があると、いくらハンコがあっても報酬は認められません。

実地指導で狙われる！危険なNG記録 4選

就労B型の実地指導で重視される「サービス提供記録」の危険なNG記録を4つに絞りご紹介します。

① 「特になし」「異常なし」の連打（空白）

一番多いのがこれです。 「今日も平和だったな」という意味で書いているのだと思いますが、役所の担当者はこう考えます。 「何も支援していないなら、今日の分の報酬は払えませんね？」
就労B型は「預かり」ではなく「支援」に対して報酬が支払われます。「特になし＝支援なし（放置）」と判断されるリスクが高いです。

② 毎日同じ文章の「コピペ」

パソコン入力の場合に多発します。 「作業に集中して取り組まれていた。体調も良さそうだ。」が月曜から金曜まで並んでいる状態です。 これを見た監査担当者は「実際は見ていないな？（後でまとめて作った架空記録だな？）」と疑い、タイムカードや他の書類まで徹底的に調査を始めます。

③ 曖昧な表現：「適切に対応した」

「利用者がパニックになったが、適切に対応した」 これでは何も書かれていないのと同じです。

• どう 対応したのか？（別室へ誘導した？ 話を聞いた？）
• 結果 どうなったのか？（落ち着いた？ 帰宅した？）

ここが抜けていると、万が一事故が起きた際、職員を守る証拠になりません。

④ 個別支援計画との「不一致」

サビ管が一番注意すべき点です。

• 計画の目標： 「他者とコミュニケーションを取る」
• 日々の記録： 「一人で黙々と作業を頑張っていた。素晴らしい。」

一見褒めているようですが、計画の目標に対して支援内容がズレています。これでは**「計画が形骸化している」**と判断され、減算対象になる可能性があります。

誰でも書ける！正しい記録のコツ（5W1Hと客観事実）

「じゃあ何を書けばいいの？」と悩むスタッフには、以下の2点を指導してください。

1. 「感想」ではなく「事実」を書く

• NG（感想）： 「〇〇さんは今日、機嫌が悪そうだった。」
  （なぜそう思ったの？ あなたの主観では？）

• OK（事実）： 「朝の挨拶時、返答がなく、作業中に道具を強く置く様子が見られた。」
  （誰が見てもわかる客観的な事実）

2. 5W1Hで埋める

文章が思いつかない時は、この型に当てはめます。

• When（いつ）： 休憩時間に
• Where（どこで）： 喫煙所で
• Who（誰と）： AさんとBさんが
• What（何を）： 口論になっていたため
• How（どうした）： 職員が間に入り、双方から話を聞いた。

【監査対策】絶対にやってはいけない「文房具」のルール

書き方以外にも、物理的なルールがあります。これを知らないと、記録自体が無効になります。

• 消せるボールペン（フリクション）は絶対NG
  熱で消えるインクは、改ざん可能なため公文書として認められません。必ず油性ボールペンを使ってください。
• 修正液・修正テープはNG
  書き間違えた場合は、二重線を引き、訂正印（または署名）で修正します。「元の文字が見えるように消す」のが鉄則です。
• 「まとめ書き」はNG
  「週末に一気に書く」は認められません。記憶が曖昧になり、事実と異なる記録になるからです。「その日の記録はその日のうちに」が原則です。

よくある質問

就労継続支援B型での「サービス提供記録」のよくある質問をまとめました。

アルバイトやパート職員が書いてもいいですか？

い、むしろ推奨されます。 記録は「その日、その利用者と一番長く接していた職員」が書くのがベストです。資格の有無に関わらず、現場で支援したパート職員が書き、最後に社員やサービス管理責任者が内容をチェック（承認）するフローが一般的です。

利用者が作業を拒否して、一日中寝ていました。どう書けばいいですか？

「寝ていた事実」と「職員の声かけ」をセットで書いてください。 ただ「寝ていた」と書くと、「放置」とみなされます。「1時間おきに声をかけたが、体調不良を訴え横になられた」「作業には参加しなかったが、談話スペースで過ごされた」など、職員がどう介入したかを残すことが重要です。

記録ソフトを使っていますが、紙に印刷してハンコを押す必要はありますか？

電子保存の要件を満たしていれば、印刷不要です。 現在は「電子帳簿保存法」などの要件を満たしたシステムであれば、紙での保管は不要（ペーパーレス化）が進んでいます。ただし、実地指導の際は「画面で見せてください」と言われるか、「当日分だけ印刷してください」と言われることがあるため、すぐにデータを取り出せるようにしておきましょう。

記録は何年間保存する必要がありますか？

原則「5年間」です。 障害者総合支援法では5年間の保存が義務付けられています。実地指導では直近1〜2年分を見られますが、返還命令が出た場合は5年遡ることがあるため、過去の分もしっかりファイリング（またはデータ保存）しておいてください。

まとめ：記録は「職員を守る」ための保険

「監査のために書く」と思うと辛いですが、記録は「トラブルから職員を守る保険」でもあります。 もしご家族から「うちの子が怪我をした！」とクレームが入った時、「その時、職員はどう対応したか」が詳細に残っていれば、それが正当性を証明する唯一の武器になります。