今回の記事も行政書士の市民法務業務について書いていきたいと思います。行政書士の業務には、権利義務に関する書類の作成とその代理・相談というものがあります。その権利義務に関する書類の中で、契約書の作成と内容証明書についての記事を書いていきます。行政書士を目指し受験されている方はもちろんのこと、行政書士の実務を学びたいと思っている方、開業準備をしている方、市民法務分野に興味がある方に向けて記事を書いていきます。今回の記事からは契約書ではなく、内容証明書について記事を書いていきたいと思います。内容証明書とは郵便で、相手に自分の意志を伝えることです。行政書士が関わることで、専門家がついていると相手に思わせることができます。今回はその内容証明書について詳しく記事を書きます。この記事を読むことで、内容証明書とは何かを知ることができます。
内容証明書とは
内容証明郵便とは、「いつ、誰が誰宛に、どんな内容の文書を送ったか」を公的に証明できる郵便のことです。内容証明は、郵便局で手続きすれば、個人でも送ることができます。
内容証明はあくまで、送付した年月日・送付した内容・送付した事実を証明するものです。内容証明を送ることで、強制的に相手を記載内容に従わせることはできません。しかし、内容証明を送ることは、法的手段に訴える前段階ともいえ、「これ以上問題解決が長引くようならしかるべき措置をとる」という強い意思を相手に表明することが可能です。内容証明は、裁判においても証拠として提出されることも少なくありません。通常の郵便であれば相手に無視されて終わっていたものが、内容証明を送ることで、事態が一気に動き出すというケースは多々あります。必要に応じて内容証明を活用し、トラブルの早期解決を目指したいところです。
内容証明の２つの役割と使用シーン
内容証明書の実際どのように活用するのか２つのケースをご紹介します。
自分の意思を伝えた事実を証明する場合
たとえば、商品の購入契約を一定期間であれば解除できるクーリング・オフ制度を利用するためには、相手に「契約を解除したい」という意思を伝える必要があります。
その際に利用されるのが内容証明郵便です。「契約解除の意思を伝えた」と法的に保障されるため、「聞いていないので契約を解除しなかった」といった言い逃れを防ぐことができるのです。仮に相手が頑なに契約解除を認めず、訴訟になったとしても、内容証明を証拠として提出すれば、クーリング・オフ期間内に契約解除をしていることが認められます。クーリング・オフに限らず、さまざまな未払い金の請求や、契約の取り消し請求などについても、内容証明を利用することで、「言った、言わない」という問題をクリアにできるのです。
被害事実を主張して証拠としたい場合
また、内容証明に記載された内容が、訴訟の際の証拠として扱われる場合もあります。
たとえば、「こうした被害に対し、300万円の慰謝料を要求する」という内容証明を送った場合を考えてみましょう。この際、相手が被害内容そのものについて否定せず、「100万円に減額してほしい」とだけ返答してきた場合、これは被害の事実があった証拠のひとつとして扱われるのです。もちろん、ほかにも被害内容を裏付ける証拠を用意する必要はあるものの、「相手が事実を認めた」ということを証明するという場合にも内容証明は重要な役割を果たします。
そのため、反対に自分が事実に反する内容証明を受け取った場合は、自分も内容証明で反論する必要があることに注意してください。
内容証明書の注意点
注意！内容証明を送る際に気を付けたいこと
内容証明書の効果は理解できたと思いますが注意点があるため確認しましょう。
①書いた内容を強制的に行う効果はありません。たとえば、内容証明に「期限までに履行してもらえない場合は財産を差し押さえる」と書いたとしても、内容証明で通知したことを理由に差し押さえすることはできません。
②相手に「これは脅迫だ」と主張されれば、脅迫罪や恐喝罪になってしまうこともありえます。文面を書くときは高圧的な表現にならないよう注意が必要です。
③当然のことではありますが、嘘の内容を書いてはいけません。たとえば、お金を貸していないのに「貸した100万円を返金するように」などと書くと、詐欺罪に問われる可能性があります。さらに、相手と訴訟になった場合、「このような嘘の内容を送ってくる信用できない人だ」と主張され、自分自身の信用性を損なう証拠になってしまうことも考えられます。
④送った内容証明の内容は撤回することができないので、必ず事実に基づいた正しい内容を記載しましょう。実際に送付する際には、弁護士や行政書士などの専門家に相談するほうがベターです。専門家が依頼者の代理人として内容証明を送ることができるため、相手へより強いプレッシャーをかけることにもつながります。
まとめ
今回は内容証明書とはどういった物かについて解説しました。次回以降で実際の内容証明書の書き方や注意点などをご紹介していきますので是非ご覧ください。
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