【市民法務：内容証明書の出し方】～行政書士試験合格者が解説～

今回の記事も行政書士の市民法務業務について書いていきたいと思います。行政書士の業務には、権利義務に関する書類の作成とその代理・相談というものがあります。その権利義務に関する書類の中で、契約書の作成と内容証明書についての記事を書いていきます。行政書士を目指し受験されている方はもちろんのこと、行政書士の実務を学びたいと思っている方、開業準備をしている方、市民法務分野に興味がある方に向けて記事を書いていきます。前回の記事に引き続き、内容証明書について記事を書いていきたいと思います。前回内容証明書の書き方を簡単にお伝えしました。今回は内容証明書を郵便局で提出する際の注意事項などを書きたいと思います。この記事を読むことで、内容証明書の提出をスムーズに行うことが出来るようになります。

内容証明書の出し方
1. 配達証明にする
郵便物の追跡
まとめ

内容証明書の出し方

内容証明にする手紙文が書けたら、郵便局に行って、「これを内容証明郵便にしてください」と頼みます。郵便局に持って行くものは、次の通りです。

・内容証明郵便にする手紙文(同文のもの) 3通
・封筒1通
・差出人の印鑑
・郵便料金

封筒は、表側に相手方の住所氏名を、裏側に差出人の住所氏名を書き、封をしないで持って行きます。
印鑑は、差出人の名前の下、訂正した個所、2枚以上の場合にはつなぎ目にあらかじめ押しておけば、必ずしも郵便局に持参する必要はありません。ただ時々、句読点やかっこ等を見落として字数計算していたことを理由に便局の係員に指摘され、その場で訂正しなければならないことがあります。自分では間違っていないと思っても、訂正する場合もありますのでこれに備えて、郵便局へ行くときには、印鑑を持参する方が無難です。
代理人の名前で差し出す場合には、代理人の印鑑を持って行きます。内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と日本郵便株式会社が定める無集配郵便局(内容証明取扱店)に限られています。同文の手紙3通と封筒1つを郵便局の窓口に提出すると、郵便局員はその文書が内容証明郵便のルールに従って書かれているかどうかを調べます。字数はどうか、行数はどうか、訂正印が押されているか、つなぎ目に契印があるか･･･などチェックされます。
この審査に合格すると、郵便局員はその手紙の末尾余白に、「この郵便物は令和○年○○月○○日第○○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します日本郵便株式会社」
と記載し、その下に通信日付印を押します。1通だけでなく、同文の手紙3通全部につき行います。それができると、3通のうち1通を郵便局で保管し、1通を差出人に渡します。残りの1通は、郵便局員立会いの下に、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡します。これが受取人に郵送されることとなります。郵便局員から差出人に「書留・特定記録郵便物等受領証」が渡され、内容証明郵便の差出手続きは終了です。
「書留・特定記録郵便物等受領証」には、差出人誰々、受取人誰々の内容証明郵便を、いつ引き受け、お問い合わせ番号は何番かが記載されています。この受領証は、その書留郵便物がなんらかの事情により受取人に配達されなかった場合に生ずる損害賠償を日本郵便株式会社へ請求するときに必要です。また郵便局に保存してある内容証明郵便を閲覧したり、あるいは内容証明郵便を紛失した場合に再度証明をしてもらうときにも必要となるため、大切に保管しておきましょう。

配達証明にする

郵便局で内容証明郵便を出ときは、窓口で必ず「配達証明付きでお願いします」と言ってください。内容証明郵便にしただけでは、当然には配達証明にしてもらえないのです。配達証明をしてもらわないと、せっかく内容証明郵便にして、いつどんな手紙を出したのかという証拠を残しておいても、差出人には、その内容証明郵便が受取人に配達されたのかどうか、配達されたとすれば、いつ配達されたのか、わかりません。それでは内容証明郵便にした意味がなくなります。配達証明付きにしてもらうと、郵便局から差出人宛てに、○○年○○月○○日受取人に配達したことを証明しますという郵便物配達証明書(はがきの裏面に記載されています)が送付されます。これが、内容証明郵便がいつ配達されたかの証拠になります。

その他、郵便物の郵送には郵便物に記載された受取人本人に限って郵便物を渡すという本人限定受取という方法があります。内容証明郵便を配達証明付きで出した場合、受取人に配達されたことの証明をすることはできますが、受取人本人が直接受け取ったかどうかまではわかりません。
たとえば会社宛の場合、従業員が受け取る可能性もあり、社長の手に届くかどうかまではわかりません。もっとも、会社の従業員が受け取った場合には、会社に送達されたという効力は生じます。また、離婚問題においては、実家に戻っている夫(あるいは妻)の手元に確実に届いてほしい、同居している親兄弟が受け取ってしまうことがないようにしたい、という場合もあります。そこで、受取人本人が直接受け取るようにするためには、内容証明郵便に「本人限定受取」を追加すると本人に直接渡すことができます。

本人限定受取の内容証明郵便が出されると、受取人へ到着通知書が送付されます。受取人は、郵便窓口で運転免許証、パスポート、マイナンパーカード等の本人確認書類を提示すると、その内容証明郵便を受け取ます。本人限定受取郵便を利用するには、料金として210円が加算されます。これに、配達証明をつけることで、受取人本人に配達されたことを証明できることになります。

郵便物の追跡

内容証明郵便を出したあと、この郵便が現在どのような状況にあるのかをインターネット上で確認できるサービスとして、郵便局のホームページに「郵便追跡サービス」があります。このサービスを利用する場合には、郵便局から差し出したときに受け取る「書留・特定記録郵便物等受領証」の「お問い合わせ番号」記載の番号をホームページの該当箇所に入力して検索をすると、該当の内容証明郵便が現在配達のどの段階にあるのか分かります。たとえば、受取人の住所地の取扱い郵便局に到着したとか、受取人不在のため持ち帰り、受取人住所地の取扱い郵便局で保管中等々です。
もし、相手が留守で届かない場合には、相手が受け取るあるいは内容証明郵便が保管期間を過ぎたため戻ってくるまでに時間がかかります。内容証明郵便を出した後、何日経っても配達証明書が送付されて来ない場合には、この郵便追跡サービスを利用して、現在どのような状況にあるのかを確認することができるようになるため、一度確認してみましょう。